¿Cómo crear y administrar departamentos con el Flujo de departamentos?

El Flujo de departamentos es una herramienta visual e interactiva del módulo de Departamentos de B2Chat. Te permite ver, crear y organizar todos tus departamentos como un árbol jerárquico en un canvas, facilitando la comprensión de cómo se enrutan los chats entrantes de tus contactos.

Antes de usar el Flujo de departamentos, ten en cuenta los siguientes requisitos:

• Rol requerido: Administrador. Los usuarios con rol Agente, Marketing o Auditor no tienen acceso al Flow Builder y solo verán la vista estándar de tabla de departamentos.
• Los cambios realizados en el Flow Builder se sincronizan automáticamente con la tabla de Departamentos.
• Los departamentos tipo Menú deben tener al menos un departamento hijo para guardarse en el servidor; mientras tanto, se mantienen como borradores locales.

Acceder al Flow Builder

1. En tu cuenta de B2Chat, navega a Departamentos.
   
   
   
2. En la parte superior de la tabla de departamentos, haz clic en Ver flujo.
   
3. Se cargará el canvas del Flow Builder con tu árbol de departamentos. Podrás hacer zoom, desplazarte por el canvas y hacer clic en cualquier nodo para ver o editar su configuración.
   

Nota: los usuarios sin rol de Administrador no verán el botón Ver flujo y deberán continuar gestionando los departamentos desde la tabla.

Conocer los tipos de departamentos

En el Flow Builder, cada departamento se representa como una tarjeta en el canvas. Existen tres tipos principales:

Nota: los departamentos tipo General pueden tener tres configuraciones embebidas adicionales: Flujo, Bot de Soluciones y Bot de Satisfacción. Estas no aparecen como nodos independientes en el canvas, sino como filas dentro de la tarjeta del departamento General al que pertenecen.

Crear un nuevo departamento desde el canvas

El botón [+] solo aparece en dos lugares del árbol:

• Desde la raíz del árbol (nodo Bot / Punto de entrada).
  
• Desde un departamento tipo Menú, ya sea uno guardado o uno en estado borrador.
  

Los departamentos tipo General y Flujo no tienen botón [+] para agregar hijos, ya que son nodos terminales.

Para crear un nuevo departamento:

1. Haz clic en el botón [+] debajo del nodo Bot o de un departamento tipo Menú. Al hacer clic, se despliega el menú contextual Añadir departamento.
2. Selecciona el tipo de departamento:
   • General: crea un nuevo departamento hijo de tipo General.
   • Menú: crea un nuevo submenú hijo.
   • Existente: vincula un departamento ya existente como hijo. Esta opción solo aparece si el nodo padre es tipo Menú.
     
3. En el panel lateral derecho, completa el formulario de creación. El botón Crear se habilita solo cuando todos los campos obligatorios están completos.
   

Nota: al vincular un departamento existente, el sistema excluye automáticamente el propio departamento, sus ancestros y los que ya son hijos, para evitar referencias circulares o duplicados.

Campos del formulario — Tipo Menú

Campos adicionales — Tipo General con Flujo de WhatsApp

Si agregas la configuración Flujo a un departamento General, el panel lateral mostrará campos adicionales en la pestaña Entrada:

Configurar el Bot de Soluciones y el Bot de Satisfacción

Desde los botones [+] de una tarjeta General puedes agregar hasta tres configuraciones embebidas. Cada opción solo aparece en el menú si el departamento aún no la tiene configurada.

Bot de Soluciones

Proporciona respuestas automáticas a preguntas frecuentes antes de derivar al contacto con un agente humano. Solo puede haber un Bot de Soluciones por departamento General.

Al seleccionar esta opción, el sistema te redirigirá al módulo de Bot de Soluciones, saliendo del Flow Builder. Desde allí podrás activar el servicio y configurar la interacción de canales para ese departamento.

Bot de Satisfacción

Envía una encuesta post-atención para medir la satisfacción del cliente al finalizar la conversación. Solo puede haber un Bot de Satisfacción por departamento General.

Al seleccionar esta opción, el sistema te redirigirá al módulo de Bot de Satisfacción, saliendo del Flow Builder.

Nota: al acceder al Bot de Soluciones o al Bot de Satisfacción desde el canvas, saldrás del módulo de Departamentos y serás redirigido al módulo correspondiente.

Reordenar departamentos con arrastrar y soltar

Puedes cambiar el orden en que los departamentos aparecen en el menú de tus contactos arrastrando los nodos dentro del mismo nivel.

1. Haz clic y mantén presionado el nodo que deseas mover. El nodo debe tener al menos un hermano en el mismo nivel para poder reordenarse.
2. Arrastra el nodo hasta la posición deseada. Aparecerán indicadores azules punteados que te guiarán hacia las posiciones válidas.
3. Suelta el nodo. Se mostrará un diálogo de confirmación.
4. Haz clic en Confirmar para guardar el nuevo orden, o en Cancelar para que el nodo regrese a su posición original.

Nota: solo puedes reordenar nodos entre sus hermanos del mismo nivel. No es posible mover un nodo para convertirlo en hijo de un padre diferente mediante drag & drop. Si el nodo se suelta fuera de una posición válida, el reordenamiento se cancela automáticamente.

Desvincular un departamento hijo

Al desvincular, quitas un departamento hijo de su Menú padre y lo mueves al nivel raíz como hijo directo del Bot.

1. Pasa el cursor sobre la tarjeta del departamento hijo que deseas desvincular.
2. Haz clic en el ícono de cadena rota que aparece sobre la tarjeta.
3. En el diálogo de confirmación, verás el mensaje: "«{nombre}» será quitado de «{menú padre}» y colocado en el nivel raíz. ¿Continuar?"
4. Haz clic en Quitar para mover el departamento al nivel raíz, o en Cancelar para conservar la jerarquía actual.

Nota: el botón de desvincular solo aparece cuando el Menú padre tiene más de 1 hijo, ya que un Menú siempre debe conservar al menos 1 hijo.

Activar o desactivar un departamento

El toggle Activo / Inactivo solo está disponible en modo edición, no al crear un departamento.

1. En el canvas, haz clic en la tarjeta del departamento que deseas modificar.
2. En el panel lateral derecho, ubica el toggle Estado.
3. Cambia el toggle a Activo o Inactivo.
4. Haz clic en Guardar para confirmar el cambio.

Comportamiento de los nodos inactivos

• Un nodo inactivo no recibe conversaciones. Sus nodos hijos tampoco se ejecutan ni se muestran al contacto.
• Los nodos inactivos se muestran en gris en el canvas.
• Si el departamento tiene Asignación Automática activa y se desactiva, la asignación automática se desactiva también de forma silenciosa.
• La visibilidad (ícono de ojo en la tarjeta) es independiente del estado y puede cambiarse directamente desde el canvas sin abrir el formulario.

Trabajar con borradores (Draft)

Los borradores son departamentos tipo Menú creados en el Flow Builder pero aún no guardados en el servidor. Se almacenan localmente en el navegador del usuario.

Cómo identificar un borrador

• Se identifican visualmente con estilo gris y la etiqueta Borrador.
• Mientras existan borradores pendientes, aparece un banner amarillo en la parte superior del canvas.
• Los borradores sobreviven al recargar la página, ya que se almacenan localmente en el navegador.
• Se pueden crear cadenas de borradores (un Menú borrador hijo de otro Menú borrador), construyendo una rama completa antes de guardarla.

Guardar un borrador

Para que un borrador se guarde en el servidor, agrega un departamento General o Flujo como hijo terminal. El sistema guarda secuencialmente cada nodo de la cadena, desde el ancestro más lejano hasta el hijo terminal. Una vez guardado, el nodo adopta su estilo visual normal.

Descartar un borrador

• De forma individual: pasa el cursor sobre el nodo borrador y haz clic en el ícono de papelera. Esto elimina el borrador y todos sus hijos borrador en cascada.
• De forma masiva: haz clic en Descartar todos en el banner amarillo para eliminar todos los borradores del árbol.

Usar la barra de herramientas del canvas

Buscar departamentos

Escribe el nombre de un departamento en la barra de búsqueda para resaltarlo en el canvas. La búsqueda no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Verás un contador "X de Y" y podrás navegar entre resultados con los botones de flecha. Un botón X limpia la búsqueda. La búsqueda no oculta nodos, solo los resalta visualmente.

Filtro por canal

Selecciona una cuenta de mensajería para que el canvas muestre únicamente los departamentos asociados a ese canal.

Filtro de estado

Muestra u oculta los departamentos inactivos. Comportamiento en cascada: si un departamento padre está inactivo y el filtro oculta los inactivos, todos sus hijos también se ocultan, independientemente de su propio estado.

Controles del canvas

Sincronización con la tabla de Departamentos

El Flow Builder y la vista de tabla de Departamentos operan sobre el mismo modelo de datos. Cualquier cambio que hagas en uno se refleja automáticamente en el otro:

• Crear un departamento en el canvas hace que aparezca en la tabla de Departamentos.
• Activar o desactivar un nodo en el canvas cambia el estado en la tabla.
• Reordenar un nodo actualiza el orden de aparición en el menú del contacto.
• Los cambios realizados desde la tabla se reflejan en el canvas al volver al Flow Builder.