¿Cómo enviar mensajes masivos por WhatsApp?

Desde B2Chat puedes hacer envíos masivos de notificaciones y alertas a varios de tus contactos por WhatsApp. Así tu equipo automatiza gran parte de su trabajo mientras acompañas a tus clientes en sus diferentes procesos.

WhatsApp es una oportunidad para mantener a tus clientes y proveedores informados sobre el estado de sus procesos, por eso en B2Chat puedes aprovechar al máximo 😜 este canal enviando: Mensajes, alertas y notificaciones masivamente.

Si quieres saber como hacerlo solo debes seguir estos 👇 simples pasos: 

Cómo enviar mensajes masivos

Paso 1: ingresa a B2Chat con tu usuario y contraseña🔐 .

Paso 2: Haz clic en el módulo de Mensajes Masivos , ubicado en la parte inferior izquierda de tu Pantalla.

Paso 3: Ingresa el nombre de tu campaña ✍️ en el campo indicado, con esa denominación identificarás el envío específico que vas a realizar en las estadísticas y reportes.

Puedes usar una palabra que te ayude a recordarlo 🤔 y la fecha del envío 📆. 

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Paso 4: Haz clic en el segundo cajón de la pantalla y selecciona dentro de las opciones , la línea desde el cuál 👩‍💻 realizarás el envío.

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 ⚠️Nota: Dependiendo de la línea que selecciones podrás ver un mensaje como este 👇 significa que algunas líneas no permiten respuesta del cliente, simplemente se envía la notificación sin esperar iniciar alguna conversación. 

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Haz clic en el botón azul 🔵 de la parte inferior llamado: "Siguiente"

Paso 5: Haz clic en el cajón ubicado en la mitad de tu pantalla y selecciona la plantilla  con el mensaje que deseas enviar. 

tipo de template para envios masivos en B2Chat

Debes tener en cuenta que existen dos tipos de plantillas:

1. L as que solo incluyen texto en el mensaje 💬

2. Las multimedia 🖼️ que pueden incluir: Encabezado de imagen o documento, pie de página, botones, o todos los anteriores 😜 

Para ayudarte a identificar que tipo de plantilla vas a usar, en la parte superior derecha de cada previsualización de plantilla encontrarás un recuadro gris que te indica el formato de plantilla a elegir. 

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⚠️ Nota: Recuerda que todos los templates que envías deben ser aprobadas previamente por WhatsApp y no ❌ pueden estar relacionados con: publicidad de tus productos o promociones, solo puedes enviar mensajes masivos alusivos: a alertas o notificaciones sobre tus productos.

Si desea ayuda 😅 con este proceso puedes escribirle a tu asesor de B2Chat o al correo: support@b2chat.io 

Paso 6: Si ha seguido correctamente 👍 los pasos anteriores aparece  en tu pantalla una previsualización de tu plantilla según el tipo de plantilla.

Ejemplo de previsualización de plantilla tipo texto: 

Captura de pantalla 28/07/2021 a las 4.15.16 pm

Ejemplo de previsualización de plantilla multimedia con imagen: 

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⚠️ Nota: Las plantillas multimedia que incluyen imágenes o documentos son muy útiles cuando el envío masivo está relacionado con: garantías, facturación, despachos, reservas, etc. También puedes usar códigos QR que redireccionan a sitios web del interés de tu cliente.  

Ejemplo de previsualización plantilla multimedia con pie de página: 

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Ejemplo de previsualización de plantilla multimedia con botón: 

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 ⚠️ Nota: La plantilla multimedia que incluye un botón mostrado en la previsualización de la URL a la cual redirecciona, sin embargo tu puedes anexarles URLS dinámicas al momento de cargar el archivo de Excel en el siguiente paso, de esta forma personalizas 👤 aún más el template y lo puedes usar para enviar: facturas, estados de pedidos, garantías o cualquier lugar de tu página web de acuerdo a los intereses de tu cliente. 

Cuando estés conforme con él, haz clic en el botón azul 🔵 de la parte inferior llamado: "Siguiente" 

Luego de escoger la plantilla y previsualizarla, selecciona a quién quieres que estén dirigidas las respuestas de tus mensajes masivos 👩🏻‍💻 Esta opción te permitirá direccionar el flujo de conversaciones asociadas a envíos masivos de una forma más precisa. Podrás segmentar a tu equipo asignando un departamento y evitando que todas las respuestas lleguen a todos los agentes. También, podrás mejorar la experiencia de servicio de tus clientes 👍🏻 ya que su respuesta será atendida de forma inmediata sin pasos extra o reanudando la conversación desde el inicio. Para seleccionar a quién dirigir tus respuestas a envíos masivos el sistema te mostrará tres opciones: 

  • Todos: es el modo por defecto de la plataforma. Si tu contacto da respuesta al mensaje se presenta el Bot de soluciones o Bot de departamentos (Depende cuál esté configurado en tu consola) y luego, es atendido por un agente disponible. 
  • Un departamento en específico: en esta opción puedes escoger a qué departamento quieres dirigir estas conversaciones 💻o si es necesario, crear uno nuevo y seleccionarlo. 
  • Un asesor específico: 1 agente específico 👨🏻‍💻recibe las respuestas de tus mensajes masivos. 

⚠️Nota:  Ten en cuenta que si seleccionaste un usuario o departamento y por alguna razón, ese usuario o departamento se inactiva, los chats no se perderán. Estos llegarán a la bandeja de entrada general y serán asignados a Todos los agentes. Si quieres evitar esto, asegúrate que el departamento o asesor que selecciones no se inactive mientras el envío esté en curso. 

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Paso 7: Si ha realizado envíos masivos previamente cuentas con un archivo de Excel dividido en los campos variables; este documento lo debes subir 📎 a la consola haciendo clic en el botón llamado: “Elegir Archivo”.

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Pero si es la primera vez que realizas un envío masivo o no cuentas con el documento Ejemplo de Excel 😅 ¡no te preocupes! solo debes presionar el botón inferior de tu ventana llamado: "Descargar ejemplo" 

ejemplo-de-envios-masivos-b2chatDescargarás en tu PC un nuevo archivo de Excel que te servirá de guía para tu propia base de datos, solo debes completar las filas con los diferentes destinatarios y agregar en la columna llamada: "Argumentos del mensaje" las variables del mensaje en orden y separado por el signo: Barra vertical (|)

Esta ☝️ instrucción solo aplica si tu plantilla cuenta con variables , de lo contrario solo tendrás que completar las columnas requeridas en tu plantilla.

Es decir, si la plantilla de tu mensajes es esta 👇

"Hola XXX tu pedido número: YYY está en progreso, debe llegar el día ZZZ "

Las filas de tu archivo deben contener: en la columna: "Numero de contacto" la línea del destinatario iniciando con el indicativo de su respectivo país y en la columna: "Argumentos del mensaje" las variables del mensaje (Ana | 0345 | 03 / 21/05)

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Si tu plantilla incluye archivos multimedia como: botones, Encabezado tipo imágenes o PDF, pie de página, deberás completar las siguientes columnas en el archivo de Excel:

  1. Número de contacto: incluye en cada fila de la columna el número de la línea a la cual enviaras el mensaje, no te olvides de empezar con el indicativo del país. 

  2. Argumentos del mensaje: Escribe en cada fila de la columna las variables de tu mensaje, como nombres del cliente, tipo de producto o cualquier otro argumento que tengas en tu mensaje. E sto solo aplica si la plantilla tiene un espacio destinado a variables, de lo contrario debes dejar esta columna vacía 🗑️.

  3. URL del encabezado (Encabezado): Si tu plantilla tiene Encabezado dinámico, en cada fila de la columna debes incluir la URL del recurso multimedia que deseas incluir en tu mensaje, como: Imagen o PDFs. Debes tener en cuenta que el recurso debe estar público 📂 , de lo contrario no se visualizará en el mensaje.

    Si en tu plantilla se define que la imagen o el documento es estático, no tienes que llenar la URL en esta columna, ya que el sistema enviará la imagen o documento que se define en el momento de solicitar la plantilla.

  4. URL dinámica del Botón: En el momento de creación del template, donde se define que el template tiene botón con URL dinámica, se debe definir la raíz de la URL, por ejemplo: https://b2chat.io/facturas/ y en el momento del envío, en esta columna podrás poner la parte final dinámica con la variable particular de cada contacto. Ej: factura123. Así finalmente la URL que se enviará al contacto será la raíz más la parte dinámica así: https://b2chat.io/facturas/ factura123

    Esta opción solo aplica para templates multimedia que incluyan botones tipo URL y que se hayan definió en el momento de la creación como dinámicos, si tu template no es de este formato, debes dejar toda la columna vacía 🗑️. 

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Paso 8: Una vez completa tu archivo anterior del documento guía, deberás cargarlo a la consola 💻 y enviarlo haciendo clic en el botón azul 🔵 llamado: "Terminar y enviar"

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⚠️Nota: Si tu documento presenta errores ❌ la consola B2Chat te lo notificará detalladamente y te darán dos opciones: 

error-en-la-consola-b2chatA. Descargar nuevamente el archivo para corregirlos  👇 y volverlo a subir

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B. Ignorar los errores y enviar ✔️ solo los mensajes a los destinos válidos, esto lo haces presionando el botón rojo 🔴 llamado: "Ignorar errores y enviar"

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Paso 9: Mientras tus mensajes se están enviando verás en tu pantalla un anuncio como este 👇 donde se te informa el avance de la entrega.

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Una vez la consola haya terminado de entregar todos los mensajes te lo notificará con un correo electrónico ✉️. 

Si quieres hacer otro envío puedes presionar el botón gris llamado: "Volver al inicio" y repetir 🔄 todos los pasos anteriores, ¡De lo contrario tu envió masivo habrá terminado! 

⚠️ Nota : Recuerda que al finalizar tu envío, puedes consultar las estadísticas y reportes del mismo 📈. Este informe te indica cuantos Mensajes fueron entregados, cuantos tuvieron fallas, etc. Para Revisar las estadísticas📊 Puedes buscar el articulo: "Cómo Revisar los Informes de mis Envíos de WhatsApp"

Si deseas realizar tu envío en una fecha y hora específica, también puedes hacerlo con la opción “Programar envío” ⏰ ubicada justo debajo del botón azul. 

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Para programar tus envíos masivos haz clic en “Programar envío” ⏰ el sistema desplegará una ventana para escoger la fecha y hora a la que deseas enviar tus mensajes. Por último, haz clic en el botón azul “Programar envío” y tus mensajes quedarán programados.

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Al final, el sistema te mostrará una pantalla donde podrás verificar que tu envío ha sido programado a la hora y fecha que seleccionaste ✔️

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Por último es importante que sepas que los envíos masivos tienen un costo asociado al uso de las plantillas usadas al enviar cada mensaje, este costo es un costo de WhatsApp y varía según el país asociado a la línea de cada destino. A continuación te presentamos los precios por mensaje (template) para cada país. Si tienes inquietudes puedes comunicarte con el equipo comercial o con tu ejecutivo de cuenta.

País o Región Precio
Argentina 0,0519 USD
Brasil 0,0591 USD
Chile 0,0733 USD
México 0,034 USD
Perú 0,0555 USD
Colombia 0,017 USD
Todos los otros Latinoamérica 0,0644 USD
América del Norte 0,016 USD
España 0,0475 USD

Así se hacen envíos masivos de mensajes por WhatsApp desde B2Chat, esperamos que esta información fuera de utilidad para tu empresa.

Gracias por confiar en nosotros. 🤗