Cómo configurar el Bot de Soluciones (Preguntas frecuentes)

A continuación, te explicamos los pasos para configurar el Bot de Soluciones (Preguntas frecuentes) para que tus clientes se autogestionen y resuelvan las preguntas que más te realizan, ahorrando tiempo y mejorando el servicio

Para ingresar a la opción de soluciones del Bot Setup debes entrar con un usuario administrador e ir al menú  opción de Bot de Soluciones/Configuración

 

 Antes de empezar a configurar el bot de soluciones debes tener muy claro cuales son las preguntas que quieres configurar, y dividirlas para cada uno de los departamentos para el caso en que tengas el modulo de departamentos activo.

Te aconsejamos no configurar muchas preguntas, selecciona solo el pareto de lo que mas te preguntan por departamento para que no compliques la navegación del usuario en tu chatbot 🤖.  Esas 4 o 5 preguntas más frecuentes lo más probable es que responderán entre el 60% y 80% de las dudas  de tus clientes y el resto lo puedes dejar para tus agentes 👨‍💻.

La configuración del bot de soluciones tiene 2 pasos generales:

1. Configuración general del Bot, este es por cada departamento en el caso de que tengas el modulo de departamentos activo.

2. Configuración de las preguntas y las respuestas para cada departamento.

Te aconsejamos que inicies con la configuración general del ChatBot:

Sigue estos pasos

Paso 1. Al ingresar encontrarás un campo de modo lista para seleccionar el departamento al cual deseas configurar el chatbot de soluciones,  selecciona el departamento.

En el caso que no tengas  activo el módulo de departamento en el listado hay una opción que dice (Si departamentos esta desactivado...), selecciona esta opción y podrás configurar las preguntas frecuentes de manera general para tu comercio.

 

Paso 2. Una vez seleccionado el departamento a configurar te mostraremos lo siguiente:

Esta pantalla te permitirá configurar los siguientes aspectos:

1. Servicio activado: Esta opción por defecto está Inactiva, permite al usuario activar o desactivar las preguntas frecuentes para el departamento seleccionado.

2. Personaliza los mensajes de tu bot de FAQs: Por defecto vienen unos mensajes predeterminados por B2chat, pero pueden ser configurados solamente escribiendo en el campo de texto, puedes agregar emoticones desde el icono que se encuentra en la parte superior izquierda y puedes volver al mensaje por defecto seleccionando el icono que se encuentra en la parte superior derecha de cada mensaje .

3. Personalizar los textos de los botones de navegación del Chatbot, son dos botones uno de navegación para regresar al menú anterior y uno para chatear con el asesor. Puede personalizar los textos de acuerdo al lenguaje de tu empresa. Adicionalmente puede inhabilitar el botón de hablar con un asesor si quieres que el usuario no tenga opción de hablar con el asesor. 

4. Configurar el número de intentos fallidos,  Si el usuario se equivoca navegando en el Chatbot un número de veces que aquí configures automáticamente el chat será desbordado a un asesor, esto es con el objetivo de que los usuarios que no estén familiarizados navegando en un chatbot no se pierda la oportunidad de atenderlos bien.

5. Activar el bot en tus cuentas: Por último ya para publicar el bot, solo tienes que seleccionar las cuentas de mensajería en las cuales quieres que el chatbot de preguntas frecuentes opere. Finalmente después de hacer todos los cambios presiona el botón guardar, en ese momento el bot empezará a mostrar las preguntas frecuentes para los usuarios.

💡 No olvides que tendrás un link  "Ir a configuración de preguntas y respuestas" que te llevará directamente a la opción para crear las  preguntas y respuestas para el departamento que estás configurando. 

Para  configurar las preguntas y respuestas se tienen dos formas desde el link mencionado anteriormente o desde la opción que se encuentra en el menú.

Ahora que ya configuraste los aspectos generales estas listo para  crear Categorías, preguntas y respuestas para cada departamento.

Paso 3: Después de realizar la selección del departamento si el comercio cuenta con este módulo se mostrará una opción para crear la categoría o las preguntas  que se quiera crear.

Para la opción agregar pregunta o categoría se mostrarán dos links uno en color verde y otro en color azul

¿Sabes para que puedes utilizar una categoría? Aquí te lo explicaremos brevemente 😉

Una categoría te servirá para agrupar preguntas de un mismo tipo y te permitirá navegar en varios niveles de preguntas y categorías. 

Las categorías si no tiene peguntas asociadas no se mostraran a tu cliente, por eso es importante que si quieres crear una categoría le asocies las preguntas de una! 👩‍💻

💡Recuerda dentro de una categoría puedes crear las preguntas que creas necesarias no tendrás límite de creación de preguntas ni categorías.

Paso 4:  Al seleccionar el link de color Azul "Añadir Categoría" se mostrará un formulario a la derecha con dos cuadros de texto para añadir el nombre de tu categoría y una introducción donde puedes poner un texto que le saldrá al usuario una vez seleccione la categoría.

Desde esta pantalla también podrás activar o inactivar la categoría, ten en cuenta que las categorías inactivas no se mostrarán a los contactos.

Una vez ingreses la información guarda la Categoría presionando el botón Guardar cambios.

Después de creada la categoría ya podrás incluir las preguntas que tu creas necesarias ó si  prefieres solo crear preguntas sin categorías también lo puede hacer.

Puedes Mover las preguntas y las categorías  🔼🔽 solo con hacer clic en la pregunta o categoría y arrastrarla a la posición que desees 😎👍

Para crear las preguntas puedes crearlas desde la raíz o parado en una categoría específica, haciendo clic en el link verde (Añadir pregunta). Se cargará el formulario de preguntas, donde podrás ingresar el texto de la pregunta, activarla o inactivarla y administrar sus respuestas.

Para las respuesta pues incluir texto, imágenes, archivos en PDF y vídeos y puedes crear cuantas respuestas creas necesarias.

🤓Para activar o desactivar la pregunta ó categoría solo tienes que mover este botón  

Paso 5: Cuando quieras editar una pregunta ó categoría solo tienes que dar click en la pregunta o categoría , se desplegará el formulario con los campos de la pregunta o categoría.

También podrás insertar una nueva respuesta con texto o imagen como te mostramos anteriormente.

Finalmente actualiza presionando el botón de Guardar cambios.

Paso 6: Para eliminar una pregunta ó Categoría selecciona la X que tienen en la parte superior derecha, se presentará una mensaje de confirmación con las opciones de "confirmar" y "Cancelar".

💡 Ten en cuenta que si eliminas una categoría sus preguntas asociadas también se eliminarán.