¿Cómo asignar y cerrar chats masivamente con la funcionalidad de gestión de Chats?

La gestión de chats ayudará al comercio a distribuir la carga de chats que se generan en la consola realizando la asignación y cierre masivo de chats.

Para ingresar a la opción de gestión de chats debes ingresar con un usuario administrador y en el menú seleccionar la opción de Gestión de chats.

 

Al ingresar encontrarás dos opciones, la primera es la de chats sin asignar, donde podrás realizar la asignación de chats a un agente 👥 y opcionalmente también cerrarlos. La segunda opción es la de cerrar chats ⛔ desde el listado de agentes (para el listado de agente se da la opción de cerrar los chats). A continuación explicaremos en detalle cada una de estas 2 opciones.

 Chats sin asignar

Desde la opción Chats sin asignar podemos asignarle chats 💬 a un agente seleccionando la opción chats Sin asignar o haciendo clic en Asignar ubicado en la parte derecha de la página principal.

Paso 1. Al hacer clic en Asignar se desplegará un formulario 📄 donde verás los campos Departamento y Asignar a, al igual que un calendario  📅  donde podrás seleccionar las fechas para las cuales deseas hacer la asignación de los chats 💬. También podrás visualizar el total de chats sin asignar y el total de chats que tiene el agente.

En la parte inferior tendrás la opción de marcar una de estas dos casillas: Asignar y cerrar o Enviar mensaje de cierre. Para finalizar, haz clic en el botón Cancelar o en el botón Solicitar cierre de chats si la casilla de cierre no se marcó.

Paso 2. Selecciona un departamento. Este paso solo aplica si tienes el módulo de departamentos habilitado.

Al desplegar la lista de departamentos, se mostrarán los departamentos activos ✅ que tienen chats en la bandeja de entrada 📥 y los departamentos inactivos 🔘 que en el momento no tienen chats en la bandeja de entrada.

Paso 3. Luego de seleccionar el departamento, se habilitará la opción Asignar a donde aparecerán los agentes 👥 que se tienen asignados a ese departamento y los agentes que no se encuentran asignados a ningún departamento, si es el caso.

Los Agentes tendrán un ícono verde cuando estén activos ✅, y se mostrarán con un ícono rojo cuando estén inactivos 🔴. Recuerda que puedes asignarle chats💬 al agente que desees. 

Paso 4. Selecciona del calendario el límite de fechas 📅 en las cuales requieres realizar la asignación a un agente; también puedes seleccionar una fecha predeterminada, esta opción se encuentra en la parte izquierda ⬅️ del calendario.

💡 El calendario estará deshabilitado para fechas futuras y para fechas anteriores a la fecha del chat💬 más antigüo que tenga el comercio en la bandeja de entrada 📥

Después de seleccionar las fechas en el calendario 📅 se mostrará una sección donde se detalla la transferencia de chats entre la bandeja de entrada 📥  y el agente 👥 que seleccionaste previamente para realizar la asignación:

1. Chats que tiene asignado cada departamento y los chats que tiene el agente, al cuál se le asignarán y cerrarán chats 

2. Chats que se seleccionaron para el  proceso de asignación ó asignación y cierre

3. Simulación del total de chats que quedarán asignados al departamento y al agente después de la asignación ó asignación y cierre

Paso 5. Se solicitará la asignación de chat a un agente  por medio del botón (Solicitar asignación de chats) que se mostrará en color azul 🔵.

 ℹ️ Si necesitas realizar la asignación y cierre de chats para un agente tendrás que marcar la casilla ☑️  Asignar y cerrar

Paso 6. Luego verás un mensaje 💬 de confirmación según sea el caso, sea el cierre de chats o el cierre y asignación de chats.

Una vez confirmes la asignación, volverás a la página principal y se mostrará un mensaje de Solicitud en proceso.

❗Al iniciar el proceso de asignación de chats a un agente, se bloqueará la opción de chats sin asignar y el agente al cuál le estás realizando el proceso; este proceso tardará unos minutos 

 Paso 7. Se enviará un correo electrónico 📬 a la persona que gestionó el cierre, indicando el número de chats cerrados, el nombre del agente y la fecha de los chats cerrados.

 

Cierre de chats desde el agente

Esta opción te permite cerrar la cantidad de chats💬 que un agente tenga asignados en ese momento. Para ingresar al formulario📄 para realizar esta acción, selecciona el agente 👥haciendo clic sobre su nombre o selecciona el enlace Cerrar ubicado en la parte derecha de la pantalla.

A continuación, te mostraremos cómo puedes realizar el cierre de chats a un agente.

Paso 1. Al seleccionar el agente al cual se le cerrarán los chats se desplegará un formulario.

En el formulario encontraras :

  • Calendario : Lo podrás utilizar para seleccionar las fechas en las cuales realizarás el cierre de chats. Aquí también encontrarás fechas predeterminadas 🗓️.
  • Simulación Calculo: En esta sección podrás ver cuantos chats tiene el agente asignado y se realizará la simulación del cálculo de cuantos chats tendrá el agente al momento de seleccionar las fechas.
  • Casilla de mensaje de cierre : Esta casilla es opcional, es decir, puedes enviar mensaje al usuario del cierre del chat si lo deseas.

También verás dos botones en la parte inferior del formulario: Solicitar cierre de chatsCancelar. Estos servirán para hacer el cierre masivo de los chats 💬 por agente 👥 o para cancelar ❌ la acción de cierre de chats. Si decides cancelar el cierre de chats, nuestro sistema te redirigirá ↩️ a la pantalla principal de Gestión de chats.

Paso 2. Luego de seleccionar la opción de cierre de chats se mostrará un mensaje de confirmación donde verás el nombre del agente, los chats a cerrar y las fechas de los chats que se cerrarán. También aparecerán  dos botones Confirmación de cierre y Cancelar

 

 

Paso 3. Al seleccionar el botón confirmación de cierre, se presentará la página principal de cerrar chats y el agente 👥 al cuál se le cerraron los chats 💬 se le mostrará un mensaje indicando que la  solicitud se encuentra en proceso.

  

Cuando el proceso de cierre termine, recibirás un correo electrónico 📨 donde se indicará el número de chats cerrados, el nombre del agente al cuál se le realizó el cierre y la fecha del cierre.