¿Cómo asignar y cerrar chats masivamente con la funcionalidad de gestión de Chats?

La gestión de chats ayudará al comercio a distribuir la carga de chats que se generan en la consola realizando la asignación y cierre masivo de chats.

En B2Chat sabemos lo importante que es para tu empresa ahorrar tiempo en cada proceso, por eso nuestra plataforma te permite asignar y cerrar chats masivamente de forma fácil y ágil. 

Si quieres distribuir de automatizada y equitativa todos los chats de tu bandeja de entrada, solo debes seguir estos 👇 pasos:

Asignación masiva de chats: 

⚠️Nota: Recuerda que para realizar el siguiente proceso debes contar con un usuario administrador.

Paso 1: Ingresa a B2Chat con tu usuario y contraseña🔐 .

Paso 2: Haz clic en el Módulo de gestión de chats 📊, ubicado en la parte inferior Izquierda de tu Pantalla.

Paso 3. Busca dentro del módulo la opción llamada: "Chats sin asignar" ubicada en la parte superior de tu pantalla. 

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Paso 4. Si tu comercio ha dividido su operación ⚙️ por departamentos, s elecciona el departamento al cual quieres asignarle los chats , de lo contrario omite este paso. 

Paso 5. Selecciona los agentes 👨‍💻👨‍💻👨‍💻 a los cuales quieres asignarles los chats , recuerda que la distribución de los chats será equitativa por lo tanto todos tendrán la misma carga laboral. 

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Paso 6: Luego deberás seleccionar el rango de fechas 📆 en las cuales han entrado los chats que quieres asignar a tus agentes. La plataforma sumará el número de chats a asignar y te serán cuantos chats se asignen a cada agente. 

Cuando estés de acuerdo con la cantidad de chats por agente presiona el botón azul 🔵 llamado: "Solicitar asignación de chats"

⚠️Nota: 💡 El calendario estará deshabilitado para fechas futuras y para fechas anteriores a la fecha del chat💬 más antiguo que tenga el comercio en la bandeja de entrada 📥

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Paso 7: Finalmente verás en tu pantalla un aviso de confirmación con el resumen de tu asignación masiva, presiona el botón azul 🔵 llamado: "Confirmar asignación de chats" si todo está en orden 👍. 

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Paso 8: Una vez confirmada la asignación, volverás a la página principal y veras un mensaje de Solicitud en proceso.

⚠️Nota:   Al iniciar el proceso de asignación de chats, se bloqueará la opción de:   "Chats sin asignar"   pero ¡No te preocupes! este proceso solo tarda unos pocos minutos.

Cuando la plataforma termine de realizar la operación te enviara un correo indicando el número de chats cerrados , los nombres de los agentes y las fechas de los chats cerrados.

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Listo, así se asignan chats masivamente 💬 desde la plataforma de B2Chat

Cierre de chats desde el agente

Esta opción te permite cerrar la cantidad de chats💬 que un agente tenga asignados en ese momento. Para ingresar al formulario📄 para realizar esta acción, selecciona el agente 👥haciendo clic sobre su nombre o selecciona el enlace Cerrar ubicado en la parte derecha de la pantalla.

A continuación, te mostraremos cómo puedes realizar el cierre de chats a un agente.

Paso 1. Al seleccionar el agente al cual se le cerrarán los chats se desplegará un formulario.

En el formulario encontraras:

  • Calendario : Lo podrá utilizar para seleccionar las fechas en las cuales realizarás el cierre de chats. Aquí también encontrarás fechas predeterminadas 🗓️.
  • Simulación Calculo : En esta sección podrá ver cuantos chats tiene el agente asignado y se realizará la simulación del cálculo de cuantos chats tendrá el agente al momento de seleccionar las fechas.
  • Casilla de mensaje de cierre : Esta casilla es opcional, es decir, puede enviar mensaje al usuario del cierre del chat si lo desea.

También verás dos botones en la parte inferior del formulario: Solicitar cierre de chatsCancelar . Estos servirán para hacer el cierre masivo de los chats 💬 por agente 👥 o para cancelar ❌ la acción de cierre de chats. Si decide cancelar el cierre de chats, nuestro sistema te redirigirá ↩️ a la pantalla principal de Gestión de chats.

Paso 2. Luego de seleccionar la opción de cierre de chats se mostrará un mensaje de confirmación donde verás el nombre del agente, los chats a cerrar y las fechas de los chats que se cerrarán. También aparecerán dos botones Confirmación de cierre y Cancelar

 

 

Paso 3. Al seleccionar el botón de confirmación de cierre, se presentará la página principal de cerrar chats y el agente 👥 al cuál se le cerró los chats 💬 se le enviará un mensaje indicando que la  solicitud se encuentra en el proceso .

  

Cuando el proceso de cierre termine, recibirás un correo electrónico 📨 donde se indicará el número de chats cerrados, el nombre del agente al cuál se le realizó el cierre y la fecha del cierre. 

 

Así  se asignan y cierran masivamente los chats desde la plataforma de B2Chat, esperamos que esta información fuera de utilidad para tu empresa.

Gracias por confiar en nosotros. 🤗