En la sección de Horarios encontrarás la herramienta de B2Chat para crear tus horarios de atención al público de forma sencilla y rápida.
Para comenzar a utilizar Horarios, haz clic en Ajustes Generales (ubicado en el menú al lado izquierdo de la plataforma) y luego haz clic en Horarios.
Una vez estés en la sección de Horarios, podrás comenzar a modificar los horarios de tus agentes por departamentos.
Además, es importante resaltar que al seleccionar el departamento en el que quieras modificar los horarios, te saldrá la opción de “Cuando no hay agentes logueados” y “Por horarios”.
Para cada opción, sigue las indicaciones que encontrarás a continuación.
Cuando no hay agentes logueados
Este modo es útil para empresas que manejen un horario más flexible. Esto quiere decir que en lugar de configurar un rango de horas de disponibilidad, nuestro sistema simplemente verifica si hay agentes conectados.
Si hay agentes en línea, podrás ingresar el chat. De no ser así, podrás modificar un mensaje de respuesta automatizada al cliente para comunicarle que no hay agentes disponibles.
Además, si deseas utilizar este modo de operación, déjalo como está y continúa con la configuración y personalización de tus mensajes de respuesta automatizada.
ℹ️ Para personalizar tus mensajes de respuesta automatizada debes ingresar a Configuración de mensajes. Esta opción la encontrarás en el menú de la izquierda.
Por horarios
Para personalizar tus horarios de atención, debes hacer clic en Por horario. Lo primero que verás será una barra en la que podrás escoger el departamento de tu empresa en la que quieres configurar tus horarios de atención.
Luego de encontrar el departamento, deberás marcar las casillas de los días en que tendrás agentes disponibles. Además, puedes elegir el rango de horas que mejor se acomode a tu agenda.
Si desea agregar más horas, puede hacerlo haciendo clic en el botón Mas. Recuerda que puedes añadir hasta tres rangos de horario diferentes y eliminarlos cuando lo desees.
Una vez hayas configurado tus horarios, haz clic en el botón de Guardar.
💡 Es importante revisar que los rangos de horario que escojas no se sobrepongan entre sí.
Cómo configurar horarios por departamentos
Si tienes departamentos activados podrás configurar horarios para cada uno de tus departamentos.
Lo que debes hacer es seleccionar el departamento para el que deseas configurar un horario de la lista desplegable.
Al escogerlo, podrás comenzar a modificar los horarios por cada día y en los espacios en que tengas atención al cliente. El proceso es el mismo que se explicó anteriormente; excepto por la característica adicional de poder copiar horarios desde un departamento a otro.
Por ejemplo, si los horarios del departamento de ventas son los mismos que el departamento de marketing, solo deberás elegir el departamento al que deseas copiar un horario y haz clic en Guardar.
Configura horarios en días festivos
Una vez estés en el departamento en que quieras configurar un horario para un día festivo, es decir, un día en el que no tendrás atención al cliente. Al lado derecho encontrarás la opción: Configure días no disponibles.
Esta opción te va a permitir escoger en el calendario el día festivo en que no tendrás atención; además, podrás darle a la opción contigua donde se especifica que no tendrás atención en todo el día.
Sin embargo, si deseas atender unas pocas horas de ese día festivo, también podrás hacerlo. Para esto solo debes hacer clic en el botón de para añadir los horarios que quieras manejar ese día festivo.
Una vez hayas terminado todas las configuraciones de tus horarios, solo debes darle clic en el botón de Guardar para aplicar los cambios hechos.
💡 Ten presente que al copiar el horario de un departamento a otro, se copiará la configuración de horarios tanto de días disponibles como de días festivos.
❗ Recuerda que debes verificar que los rangos de horario que elijas no se sobrepongan entre sí.
Cómo configurar tus mensajes de respuesta automatizada
La funcionalidad de poder enviar mensajes de respuesta automatizada te permiten sostener una comunicación transparente con tus clientes y permanecer conectados incluso cuando no hay agentes disponibles.
Por ello, para configurar tus mensajes de respuesta rápida, haz clic en Configuración de mensajes ubicado en el menú al lado izquierdo de la plataforma.
Una vez dentro de esta opción, podrás comenzar a configurar y personalizar diferentes tipos de mensajes rápidos, incluyendo los siguientes:
- Mensajes de espera (cuando hay agentes disponibles).
- Mensajes de agentes no disponibles.
- Mensajes de bienvenida.
- Mensajes de apertura por parte de un asesor.
- Mensajes de confirmación (para retornar un chat con un asesor).
- Mensajes de cierre del chat.
Así mismo, puedes usar las diferentes funciones que tenemos disponibles para optimizar la comunicación con tus clientes.
Puedes agregar emojis y cambiar los estilos de fuente a negrita o cursiva.
Una vez hayas finalizado la configuración de estos mensajes, debes hacer clic en la opción: Apagar / Prender para activar o desactivar tus mensajes automáticos. ¡Y listo!
Recuerda que para aplicar los cambios hechos, debes hacer clic en el botón de Guardar.
ℹ️ Si deseas restaurar tus mensajes personalizados a mensajes predeterminados, haz clic en el enlace azul que dice: Restaurar mensaje a los valores predeterminados situado debajo de cada opción de mensaje.