Uso general de los reportes en B2Chat

Te mostraremos algunos beneficios que te pueden brindar los reportes que tienes a tu disposición en B2Chat:

Antes de comenzar a explicarte como funcionan los reportes en B2Chat queremos contarte algunos beneficios que obtendrás al implementarlos en tu compañía.

  • Mejor comunicación
    Nuestro sistema interno de reportes permite que los administradores tengan acceso a la misma información, llegando oportunamente a quienes las necesitan de manera rápida y confiable.
  • Incremento en la productividad
    Los reportes de B2Chat permiten a tu fuerza de trabajo detectar los cambios y oportunidades del negocio y por supuesto, actuar o responder de manera rápida e incluso anticiparse a ellos.
  • Más competitividad
    Cuando realizar reportes y análisis de la información recolectada se vuelve un hábito entre tus colaboradores, tu negocio adquiere la capacidad de identificar oportunidades de mejora, responder a las necesidades y dar un mejor servicio por los canales de mensajería en un mercado donde  tus clientes cada vez más prefieren este tipo de canales para recibir respuestas más oportunas e inmediatas.. En B2Chat estamos dispuestos a colaborarte en ello.

 

Ahora, vamos a explicar la estructura general de los Informes en B2Chat:

Para ingresar a los Reportes puedes hacerlo desde el menú principal en la sección Informes, ahí encontrarás un listado de diferentes informes que podrás consultar en línea.

Cada uno de los informes desplegará un DashBoard que contiene varios reportes específicos asociados a un tema en especial por ejemplo (Chats, Canales, Agentes etc..).

La siguiente imagen es el DashBoard de Chats como ejemplo.

Cada DashBoard tendrá diferentes tipos de reportes entre los cuales se destacan:

  • Indicadores
  • Reportes tipo Pie
  • Reportes de Barras
  • Reporte de líneas
  • Reporte de con vista de tabla

Ya que entendemos como es la estructura de los reportes de B2Chat, explicaremos primero las funcionalidades generales que encontrarás en todos los DashBoard y luego las funcionalidades generales de cada uno de los  los reportes que componen los dashboard. 

 

1.  Generalidades de los DashBoards:

1.1 Filtros de Los DashBoard: Con los filtros que vas a encontrar en la parte superior de todos los DashBoard, podrás realizar búsquedas específicas, que aplicaran para todos los reportes que contiene el DashBoard y así generar los informes de acuerdo a tus necesidades:

           

Cada Dashboard tendrá diferentes filtros según los datos de cada uno.

Una vez filtres un Dashboard, verás que todos los reportes se actualizan de acuerdo al filtro seleccionado. A continuación mostramos un ejemplo con el DashBoard de Chats, filtramos por una fecha en específico, con el nombre de unos de nuestros agentes y el sistema nos muestra por defecto todas las conversaciones con las que interactuó el agente filtrado en el rango de fecha específico.

             

Si deseas realizar una nueva búsqueda, cambiando los parámetros, tan solo das click en el

1.2. Exportar Dashboard:

En la parte superior derecha  de todos los dashboard encontrarás la opción de exportar el DashBoard completo.

El sistema te presentará tres opciones de formato (PDF con el dashboard tal cual se ve en la pantalla, PDF con cada reporte en una hoja independiente y finalmente en formato HTML.)

Para cada opción B2Chat te dará la opción de algunas configuraciones del formato en específico, Por ejemplo para PDF se verá estas opciones.

3.1. Actualizar Dashboard:

Con este botón, podrás refrescar el Dashboard, para que los reportes te muestren los datos actualizados. 

 

2. Generalidades de los Reportes:

2.1. Menú de de opciones generales: En la esquina superior derecha de cada Reporte, encontrarás 3 opciones que te explicamos a continuación:

                                             

 

2.1.1. Cambiar tipos de gráficos

Con este icono puedes elegir entre las diversos gráficos que tenemos para ti. Cuando le das click, se despliega un pequeño menú con las diferentes opciones de personalización:

                                                                     

Puedes elegir si tus datos se muestran:

  • Circular
  • Aro
  • Gráfico semicircular
  • Semi Anillo
  • Barra vertical
  • Barra horizontal
  • Histograma
  • Disperso
  • Paso
  • Línea
  • Línea con marcadores
  • Línea suavizada
  • Línea suavizada con marcadores
  • Embudo
  • Gráfico en red sin relleno
  • Gráfico en red
  • Burbuja
  • Burbuja empaquetada
  • Vista de tabla

💡 Recuerda que no todos los tipos de reportes soportan todas los tipos de visualización. Depende de la configuración del reporte.

 

2.1.2. Maximizar

Esta opción, te permite ver a pantalla completa el gráfico que desees ver con más detalle. Si deseas regresar a la vista por defecto, dale click a

 

2.1.3. Más opciones

Al darle click a esta opción, te aparecerá un menú con 2 opciones:

                                                                     

  • Ver Datos subyacentes: En esta opción  podrás ver todo los datos de los cuales está creado el reporte. Más adelante te explicaremos en más detalles todas las opciones que tienen en el listado de datos subyacentes. Ver datos subyacentes
  • Exportar: Al elegir esta opción, se despliega un menú con las siguientes opciones de exportación:

                                                                               

Ten en cuenta que al exportar el archivo generado te mostrará los datos agrupados como está configurado en el reporte.

 

2.2. Explorar los gráficos

Esta funcionalidad es muy importante para que puedas profundizar en el análisis de la información que te entregan los reportes.

Para poder analizar los datos puedes hacer clic  a cualquier gráfico en cualquier agrupación de datos por ejemplo un mes un agente etc.. estas agrupaciones son o una barra o una sección de una torta etc.., el sistema te mostrará un menú del cual se despliegan 3 opciones:

  • Ver datos subyacentes
  • Explorar en Profundidad hasta
  • Explorar en Profundidad por


2.2.1. Ver datos subyacentes:

En esta opción  podrás ver todo los datos de la agrupación de la cual partiste. Más adelante te explicaremos en más detalles todas las opciones que tienen en el listado de datos subyacentes. Ver datos subyacentes

2.2.2. Explorar en profundidad hasta: Esta opción solo aparece en los reportes donde el eje x es una línea tiempo.  Y te permite bajar en profundidad para ver la información agrupada por unidad de tiempo menor a la actual. Por ejemplo si el reporte está agrupado inicialmente mes a mes, al dar clic te mostrar para el mes seleccionado los datos agrupados semana a semana, y luego si vuelves a hacer clic te los motrarará día a día y luego hora a hora.

2.2.3 Explorar en Profundidad por: Ahora bien, si lo que necesitas es profundizar por otra variable diferente, puedes elegir esta opción que te muestra un menú con todas las variables disponibles para agrupar la información como el siguiente:

                                                 

En el cual, podrás elegir la variable que más se adapte a la forma en que tu quieres agrupar los datos para un conjunto de datos específico.  Un ejemplo de lo que puedes hacer con esta opción es: Ver los chats agrupados por todos lo agentes de un mes específico. 

Para lograr esto puedes hacer lo siguiente: te ubicas en la barra del mes que quieres ver agrupado por agentes, seleccionas la opción de exportar en profundidad por, selecciona la variable (agent_name), y listo tendrás todos los chats de ese mes agrupados por los agentes.

 

2.3 Filtros de reportes: En algunos reportes vas a encontrar que tienen opciones de filtros adicionales a los filtros principales del dashboard que encuentras en la parte superior de la pantalla; cuando haces uso de ellos, estos filtros prevalecen sobre los filtros del dashboard. Estos filtros los puedes encontrar en los Reporte de Tiempos de Chats, Consumo WhatsApp, Reporte de Envíos WhatsApp entre otros.


2.4 Visualización de cada punto del reporte:

Cuando te sitúas con el cursor sin dar clic en cada barra o punto de los datos que te muestra cada gráfico, te muestra una ventana flotante donde te muestra la agrupación de datos sobre la cual estas ubicado, la cantidad de datos que se obtuvieron de ese grupo. Los gráficos que tienes a continuación, son un ejemplo de ello:

       

 

2.4 Visualización de grups de datos: Cuando el reporte agrupa datos por alguna variable, podrás hacer uso de la herramienta ubicada en la parte derecha del gráfico, para que puedas observar por cada uno de los grupos, marcando o desmarcando el nombre de cada uno de ellos para visualizarlos o no en el reporte:

         


 

Ver datos subyacentes: Con esta opción, se despliega una nueva ventana donde podrás observar los resultados de tu búsqueda más a fondo; donde podras ver todos los datos y registros del reporte seleccionado. Esto te servirá para exportarlo y poder procesarlos con opytras herrameinta de analitica. A continuación mostramos un ejemplo de la tabla de Chats que sale del DashBoard de Chats.

       

Dentro de esta pantalla, en la parte superior izquierda, tienes a tu disposición estás opciones:

Te contamos en qué consiste cada una de estas opciones a continuación:

Filtro: Se desprende un filtro, donde podrás elegir los datos que desees filtrar, de cada una de las columnas mostradas en pantalla.

             

Luego de elegir los datos de tu búsqueda, de acuerdo con tus necesidades, das click en los botones mostrados en el filtro:

                                                             

Ordenar: Con este botón, puedes elegir la forma en que esté organizada la información:

                                                               

Más: Este botón, te muestra las opciones de exportación que hemos puesto a tu disposición, adicional a esto, la opción de Vista de Zoho Sheet, donde dispones de una hoja de cálculo Web, donde puedes gestionar mejor los datos de tu búsqueda.

                                                               

Opciones de exportación:

                                                                 

Hoja de cálculo de Zoho Sheet:

               

 

De esta manera, podrás entender las funcionalidades generales de los dashboard y reportes en B2Chat para que les puedas sacar todo el provecho a cada uno de ellos. 😊