Si tu empresa ya cuenta con una base de datos al momento de entrar a B2Chat, puede importarla dentro de la plataforma para recuperar y utilizar esa información en conjunto con las funcionalidades de B2Chat.
Aprender a importar tus contactos en la plataforma de B2Chat es muy fácil, solo debes organizar tus contactos de acuerdo al formato y listo.
Si quieres hacerlo sigue estos simples pasos:
Cómo Importar contactos en B2Chat
Paso 1: Ingresa a B2Chat con tu usuario y contraseña.
💡 Recuerda que debes contar con un usuario con rol de Administrador.
Paso 2: Haz clic en el Módulo de contactos, ubicado en la parte inferior izquierda de tu Pantalla.
Paso 3: Una vez dentro del módulo, haz clic en botón “Importar contactos” ubicado en la parte superior derecha.
Paso 4: Haz clic en el botón Descargar ejemplo y abre el documento de Excel que B2Chat ha preparado para ti.
Paso 5: Ahora bien, al abrir el ejemplo, verás que está dividido por una serie de columnas que deberás llenar con la información de los contactos que quieres importar.
Es muy importante que sigas al pie de la letra las siguientes instrucciones para poder completar tus documentos sin errores, puesto que la plataforma evaluará los datos de cada contacto.
- Identification: En él debes digitar únicamente el número correspondiente al documento de identidad del contacto.
- Name: En este espacio debes digitar solo las letras que forman el nombre del contacto. Este campo es Requerido
- Mobile: En este espacio solo puedes poner el número de celular, precedido por (+) el indicativo del país y finalmente el número móvil del contacto. Ej: +573146566767 . Este campo es Requerido
- Phone: En este espacio debes digitar únicamente el número de teléfono de tu contacto.
- Email: en este espacio debes escribir el correo electrónico de tu contacto, incluyendo su @.
- Address: En este espacio debes escribir la dirección de tu contacto.
- Country: En este espacio debes escribir el código ISO del país en donde reside tu contacto.
- City: En este espacio debes digitar la ciudad en donde reside tu contacto.
- Company: En este espacio debes escribir el nombre de la empresa al cual pertenece tu contacto.
- Tags: En este espacio puedes agregar Tags de contacto para que, al momento de subir los datos a B2Chat, estos aparezcan con estas clasificaciones. Además, en caso de querer agregar más de un tags a tu contacto, debes ingresar los tags separados por el símbolo (|).
Es importante que los tags de contacto estén creados dentro de la consola, de lo contrario, el sistema lo tomará como error y no se verán reflejados al importar tus contactos.
💡 Descubre cómo crear Tags dentro de la consola B2Chat.
Paso 6: Una vez hayas completado el documento de ejemplo, deberás subirlo a la plataforma adjuntándolo en el botón “Elegir archivo”.
Ahora bien, al subir el archivo encontrarás un check, en la parte de abajo del todo, donde podrás escoger si agregar el contacto sin tags, en caso de que estos no existan dentro de tu consola o no estén activos.
Al darle clic, los contactos se agregarán con la columna de tags mostrando el tags que elegiste y, al lado derecho, habrá una columna de error. Por otro lado, si no das clic, los contactos no se agregarán a tu consola.
Así mismo, cuando hayas subido el archivo, la plataforma evaluará cada contacto y si no encuentra ningún error, solo deberás hacer clic en el botón “Importar” para terminar tu importación.
Sí, por el contrario, la plataforma identifica algún error en el archivo, te lo indicará dentro de un cuadro rojo. En este se especificará cuántos errores se han encontrado.
Los errores que se pueden presentar son estos:
- La primera es hacer clic en el link “Rev-ImportContacsError” y así descargar un nuevo archivo que te explica contacto por contacto cuáles fueron los errores, corregirlo y subirlos nuevamente.
- La segunda opción que consiste en hacer clic en botón “Ignorar e importar” y de esta forma omitir los errores y terminar el proceso solo con los contactos que han sido aprobados.
Paso 7: Cuando hayas terminado de subir tu archivo, la plataforma de B2Chat se encargará de subir los contactos a su base de datos y te lo indicará mostrándote una pantalla con el titular “Importación en proceso”.
Así mismo, dependiendo de la cantidad de información, el proceso puede tardar algunos minutos.
Cuando el proceso finalice, recibirás un correo electrónico de parte de B2Chat.
En este correo se te avisará que el proceso ha culminado con éxito y, además, tendrás la cantidad de contactos importados.
Así mismo, en este correo encontrarás la cantidad de contactos que no se importaron.
El motivo por el cual no se importaron es debido a que estaban duplicados en la base de datos que deseabas importar y en la que ya estabas usando en la consola.
